Політика обробки даних

Ця Політика обробки даних визначає порядок збору, використання, зберігання, передачі, захисту та іншої обробки персональних даних користувачів вебсайту
romaxgroup.com.ua
та пов’язаних із ним сервісів (далі — «Сайт»).

Володільцем персональних даних є ТОВ «РОМАКС ГРУП», код ЄДРПОУ 41054911 (далі — «Romax Group», «Компанія», «ми»).

Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних», інших нормативно-правових актів України та цієї Політики.

1. Основні принципи обробки персональних даних

Romax Group здійснює обробку персональних даних на принципах законності, добросовісності, прозорості та відповідності визначеним цілям.

Під час обробки даних ми дотримуємося таких принципів:

обробка даних лише за наявності належної правової підстави;
збір лише тих даних, які необхідні для конкретної мети;
використання даних виключно у визначених або сумісних із ними цілях;
підтримання персональних даних в актуальному та достовірному стані;
зберігання даних не довше, ніж це необхідно;
застосування відповідних організаційних і технічних заходів захисту.

2. Суб’єкти персональних даних

Romax Group може обробляти персональні дані таких категорій осіб:

відвідувачів Сайту;
зареєстрованих користувачів особистого або B2B-кабінету;
клієнтів та потенційних клієнтів;
представників юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців;
партнерів, дилерів та постачальників;
осіб, які надсилають заявки, звернення або запити через Сайт;
отримувачів товарів та послуг;
інших осіб, які добровільно передають свої персональні дані Romax Group.

3. Категорії персональних даних

Залежно від способу взаємодії із Сайтом ми можемо обробляти такі дані:

прізвище, ім’я та по батькові;
номер телефону;
адресу електронної пошти;
назву компанії або організації;
посаду;
ідентифікаційні та реєстраційні дані компанії або ФОП, якщо вони необхідні для співпраці;
дані, необхідні для реєстрації та використання особистого кабінету;
адресу доставки та контактні дані отримувача;
інформацію про замовлення, заявки, звернення та історію взаємодії;
дані, які користувач самостійно зазначає у формах або повідомленнях;
IP-адресу;
інформацію про браузер, операційну систему та пристрій;
дані про активність на Сайті;
cookie-файли та інші технічні ідентифікатори.

Romax Group не має на меті збирати спеціальні категорії персональних даних, зокрема інформацію про стан здоров’я, політичні переконання, релігію, біометричні або інші чутливі дані, якщо їх обробка прямо не вимагається законодавством або характером конкретних правовідносин.

4. Джерела отримання персональних даних

Персональні дані можуть бути отримані:

безпосередньо від користувача;
під час реєстрації на Сайті або в B2B-кабінеті;
під час оформлення замовлення або заявки;
під час телефонного, електронного або іншого звернення до Romax Group;
у процесі виконання договорів та інших домовленостей;
автоматично під час використання Сайту;
від партнерів, перевізників, платіжних сервісів або інших осіб у межах законних підстав;
з відкритих джерел у випадках, передбачених законодавством.

5. Цілі обробки персональних даних

Romax Group може обробляти персональні дані з метою:

реєстрації та ідентифікації користувача;
надання доступу до особистого або B2B-кабінету;
перевірки та активації облікового запису;
обробки заявок та замовлень;
підготовки, укладення та виконання договорів;
виставлення рахунків та ведення взаєморозрахунків;
організації доставки товарів;
надання консультацій та підтримки;
комунікації з клієнтами, дилерами та партнерами;
ведення історії замовлень і взаємодії;
виконання гарантійних та інших зобов’язань;
забезпечення функціонування та безпеки Сайту;
запобігання шахрайству та несанкціонованому доступу;
аналітики та покращення якості роботи Сайту;
підготовки статистичної та управлінської інформації;
надсилання сервісних повідомлень;
надсилання маркетингових матеріалів за наявності відповідної правової підстави;
виконання вимог бухгалтерського, податкового та іншого законодавства України;
захисту законних прав та інтересів Romax Group.

6. Правові підстави обробки

Обробка персональних даних може здійснюватися на таких підставах:

згода суб’єкта персональних даних;
необхідність укладення або виконання договору;
необхідність виконання вимог законодавства;
необхідність захисту законних інтересів Romax Group або третіх осіб за умови дотримання прав суб’єкта даних;
інші підстави, прямо передбачені законодавством України.

Якщо обробка здійснюється на підставі згоди, користувач має право відкликати таку згоду у випадках та порядку, передбачених законодавством.

7. Обробка даних під час реєстрації

Під час створення облікового запису користувач може бути зобов’язаний надати інформацію, необхідну для ідентифікації, перевірки статусу клієнта та організації подальшої співпраці.

Для B2B-користувачів Romax Group може додатково перевіряти інформацію про компанію, представника, сферу діяльності та інші відомості, необхідні для встановлення комерційних умов співпраці.

Надання недостовірної або неповної інформації може бути підставою для відмови в активації облікового запису або обмеження його функціональності.

8. Обробка даних під час оформлення замовлення

Для виконання замовлення Romax Group може обробляти контактні дані покупця, отримувача, інформацію про замовлені товари, спосіб доставки, реквізити для розрахунків та інші дані, необхідні для виконання зобов’язань.

Якщо отримувачем товару є інша особа, користувач повинен мати належні підстави для передачі Romax Group її персональних даних.

9. Передача даних третім особам

Romax Group може передавати персональні дані третім особам лише в обсязі, необхідному для досягнення визначених цілей обробки.

До таких осіб можуть належати:

служби доставки та логістичні компанії;
банківські та платіжні установи;
постачальники CRM-систем;
хостинг-провайдери;
постачальники технічної підтримки та IT-послуг;
сервіси електронної пошти, телефонії та повідомлень;
бухгалтерські та юридичні консультанти;
постачальники сервісів вебаналітики;
інші підрядники, залучені до обслуговування клієнтів або функціонування Сайту.

Такі особи отримують лише ті дані, які необхідні для виконання відповідних функцій.

Передача даних державним органам здійснюється у випадках, передбачених законодавством України.

10. Транскордонна передача даних

Окремі сторонні сервіси, які використовуються Romax Group, можуть здійснювати зберігання або обробку інформації на серверах, розташованих за межами України.

У такому випадку Romax Group вживає розумних заходів для забезпечення належного рівня захисту персональних даних відповідно до вимог чинного законодавства.

11. Строк зберігання даних

Персональні дані зберігаються не довше, ніж це необхідно для досягнення цілей їх обробки.

Строк зберігання може залежати від:

строку дії договору або співпраці;
наявності активного облікового запису;
строків виконання замовлень;
гарантійних зобов’язань;
строків, встановлених бухгалтерським, податковим та іншим законодавством;
необхідності захисту прав та законних інтересів Romax Group.

Після завершення відповідного строку дані можуть бути видалені, знеособлені або архівовані відповідно до вимог законодавства.

12. Захист персональних даних

Romax Group застосовує необхідні організаційні та технічні заходи для захисту персональних даних.

Такі заходи можуть включати:

обмеження доступу до персональних даних;
розмежування прав доступу працівників та підрядників;
використання захищених каналів передачі інформації;
резервне копіювання інформації;
захист серверної та програмної інфраструктури;
моніторинг спроб несанкціонованого доступу;
оновлення програмного забезпечення та компонентів Сайту.

Доступ до персональних даних надається лише особам, яким він необхідний для виконання службових або договірних обов’язків.

13. Автоматизована обробка даних

Окремі операції з персональними даними можуть виконуватися автоматизовано за допомогою CRM-систем, особистого кабінету, систем аналітики, сервісів обліку та іншого програмного забезпечення.

Romax Group не приймає на підставі виключно автоматизованої обробки рішень, які створюють для користувача істотні юридичні наслідки, якщо інше прямо не передбачено законодавством або не було належним чином погоджено з користувачем.

14. Cookie та технічні дані

Під час використання Сайту можуть автоматично оброблятися технічні дані про пристрій користувача, IP-адресу, браузер, операційну систему, сторінки Сайту та інші параметри взаємодії.

Такі дані можуть використовуватися для:

забезпечення коректної роботи Сайту;
авторизації користувача;
збереження налаштувань;
забезпечення безпеки;
проведення аналітики;
покращення функціональності та зручності Сайту.

Детальніше про використання персональних даних користувач може дізнатися у
Політиці конфіденційності.

15. Маркетингові комунікації

Romax Group може використовувати контактні дані для надсилання інформації про товари, бренди, спеціальні пропозиції, акції, оновлення та інші комерційні матеріали за наявності належної правової підстави.

Користувач може в будь-який момент відмовитися від отримання маркетингових повідомлень, скориставшись передбаченим у повідомленні способом або звернувшись до Romax Group.

Відмова від маркетингових повідомлень не поширюється на сервісні повідомлення, які необхідні для виконання замовлення, обслуговування облікового запису або виконання договору.

16. Права суб’єкта персональних даних

Користувач має право:

знати про джерела збору та місцезнаходження своїх персональних даних;
отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних;
отримувати доступ до своїх персональних даних;
отримувати інформацію про те, чи обробляються його дані;
вимагати виправлення неточних або неповних даних;
вимагати видалення даних за наявності передбачених законом підстав;
заперечувати проти обробки персональних даних;
відкликати згоду на обробку, якщо обробка ґрунтується на згоді;
звертатися зі скаргою до уповноважених державних органів;
захищати свої права у судовому порядку;
користуватися іншими правами, передбаченими законодавством України.

17. Запити щодо персональних даних

Для реалізації своїх прав користувач може направити Romax Group відповідний запит.

З метою захисту персональних даних перед виконанням запиту Romax Group може попросити користувача надати додаткову інформацію для підтвердження його особи.

Запити розглядаються у строки та порядку, встановлених законодавством України.

18. Видалення та блокування облікового запису

Користувач може звернутися до Romax Group із запитом щодо припинення використання облікового запису або видалення персональних даних.

При цьому окремі дані можуть продовжувати зберігатися, якщо їх збереження необхідне для виконання вимог законодавства, бухгалтерського або податкового обліку, виконання договорів, врегулювання спорів або захисту законних інтересів Romax Group.

19. Зміни до Політики

Romax Group має право періодично оновлювати цю Політику з урахуванням змін законодавства, функціональності Сайту, внутрішніх процесів або використовуваних сервісів.

Актуальна редакція Політики публікується на цій сторінці та набирає чинності з моменту її розміщення, якщо інше не зазначено в самій Політиці.

20. Контактна інформація

З питань, пов’язаних з обробкою персональних даних, користувач може звернутися до:

ТОВ «РОМАКС ГРУП»
Код ЄДРПОУ: 41054911
Вебсайт:
romaxgroup.com.ua
E-mail:
info@romaxgroup.com.ua

Дата останнього оновлення: 04 вересня 2026 року.